W związku z nadchodzącym wdrożeniem systemu KSeF udostępniamy pierwszą część odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania.
1) Informacje ogólne
P: Czym jest KSeF?
O: KSeF to Krajowy System e-Faktur. Wszystkie faktury wystawione i odebrane w tym systemie noszą ogólną nazwę tzw. faktur ustrukturyzowanych. Co do zasady, po wejściu obowiązku każdy podatnik VAT (czynny i zwolniony) będzie musiał wystawiać faktury „przez KSeF”, bez potrzeby uzyskiwania zgody kontrahenta.
P: Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy i kogo obejmie?
O: Dwie główne daty to: 1 lutego 2026 r. — dla podatników, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł; 1 kwietnia 2026 r. — dla pozostałych.
Pamiętać należy, że nawet mniejsze podmioty praktycznie “wejdą w system” od 1 lutego, ponieważ od tej daty trzeba będzie pobierać faktury od “dużych” podmiotów w systemie KSeF.
P: Dlaczego, jako właściciel firmy, powinienem się tym zająć już teraz?
O: Od lutego 2026 r. wielu dostawców (np. firmy telekomunikacyjne czy energetyczne) będzie wystawiało faktury już w KSeF. Aby je ująć w rozliczeniach, trzeba będzie je pobierać/obsługiwać — KSeF nie wysyła automatycznych powiadomień o nowych fakturach, więc konieczne będzie regularne sprawdzanie (ręcznie lub automatycznie z użyciem systemu). Ponadto KSeF waliduje wyłącznie zgodność techniczną faktury, nie weryfikuje rzeczywistej transakcji ani kwot — odpowiedzialność za merytoryczną kontrolę dokumentów pozostaje po stronie podatnika.
P: Jak to wpłynie na obieg dokumentów?
O: Trzeba będzie wdrożyć proces pobierania i przekazywania do księgowości faktur zakupowych z KSeF (ręcznie lub automatycznie). System nie poinformuje o nowych fakturach — to przedsiębiorca musi je „odebrać”. Jednocześnie KSeF ułatwi przesyłanie i archiwizację oraz może wspierać automatyzację ewidencji, ale nie zastąpi weryfikacji rzetelności dokumentów.
O technicznych aspektach wymiany dokumentów z używanymi przez Państwa systemami fakturowania (ERP XT, Optima, Saldeo, fakturownia, itp.) będziemy informować oddzielnie.
P: Czy można wcześniej testować pracę z KSeF?
O: Tak. Od 1 listopada 2025 r. ma być dostępne środowisko testowe funkcjonalności obligatoryjnego KSeF, by firmy mogły się przygotować i „oswoić” oprogramowanie. Przykładowo po tej dacie producenci Państwa oprogramowania (np. Comarch) powinni udostępnić jakąś formę narzędzi do wysyłki i odbioru faktur z KSeF.
2) Ogólny schemat działania i wpływ na działalność
P: Jak praktycznie wystawia się fakturę w KSeF?
O: Można używać własnego programu finansowo-księgowego albo bezpłatnych narzędzi MF. Faktura może powstać poza KSeF (np. w dotychczasowym systemie), ale musi zostać przesłana do KSeF — po pozytywnej walidacji system nada jej numer KSeF. Jeśli dokument zostanie odrzucony, uznaje się, że nie został wystawiony.
P: Jaki jest termin na przesłanie faktury do KSeF?
O: Najpóźniej następnego dnia roboczego po dacie jej wystawienia. Terminy wystawiania faktur jako takich nie ulegają zmianie.
P: Kontrahenci zagraniczni — co z dostarczaniem faktur?
O: Faktury dla podmiotów zagranicznych trzeba będzie wystawiać w KSeF, ale udostępniać poza systemem w uzgodniony sposób w przewidzianych przypadkach (m.in. gdy miejscem świadczenia jest inne państwo UE/państwo trzecie; nabywcą jest podmiot bez siedziby/stałego miejsca w Polsce; lub ma stałe miejsce w Polsce, które nie uczestniczy w nabyciu; albo nabywcą jest podatnik w zwolnieniu SME). Takie faktury udostępniane poza KSeF muszą być oznaczone kodem QR, który umożliwia dostęp i weryfikację w KSeF.
P: Jak uzyskać dostęp i nadać uprawnienia w KSeF?
O: Z logowaniem się do KSeF i ustawieniem dostępów zalecamy wstrzymanie się do listopada — zapowiadana nowa wersja KSeF ma importować wyłącznie uprawnienia właścicielskie, a resztę trzeba będzie nadać ponownie.
- Osoby fizyczne (JDG) mogą logować się bezpośrednio na stronie KSeF, jeśli mają profil zaufany lub podpis kwalifikowany (z NIP/PESEL). W przeciwnym razie należy złożyć papierowy formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego.
- Spółki, stowarzyszenia/fundacje oraz jednostki sektora publicznego logują się bezpośrednio, jeśli posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP; w przeciwnym razie składają ZAW-FA.
3) Przepisy i terminy szczegółowe
P: Jakie są kluczowe daty i wyjątki?
O:
- 1.11.2025 — możliwość pobrania certyfikatu wystawcy do trybu offline; start środowiska testowego dla obowiązkowego KSeF.
- 1.01.2026 — można zgłosić Szefowi KAS zamiar wystawiania faktur z załącznikami w KSeF.
- 1.02.2026 — obowiązek KSeF dla podmiotów >200 mln zł sprzedaży brutto w 2024 r. (z wyjątkiem wskazanym niżej).
- 1.04.2026 — obowiązek KSeF dla pozostałych; od tej daty można wystawiać w KSeF faktury VAT RR (za zgodą rolnika).
- Do 31.12.2026 — czasowe możliwości poza/obok KSeF:
• faktury elektroniczne lub papierowe z kas rejestrujących oraz paragony-faktury uproszczone,
• wystawianie faktur poza KSeF przy „małej skali” (łączna wartość brutto faktur w miesiącu ≤ 10 000 zł). - Tryb offline (offline24) — możliwość wystawienia faktury offline z obowiązkiem przesłania do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu; regulacja bezterminowa.
- 1.01.2027 — obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach oraz wejście w życie kar za niewystawienie/nieprzesłanie faktury do KSeF.
O kolejnych etapach wdrożenia KSeF będziemy Państwa oczywiście informować na bieżąco, ale już teraz zachęcamy do samodzielnego zapoznania się z aktualnym stanem prac, opisywanym na https://ksef.podatki.gov.pl/.
